Håndtering av forespørsler om data

Denne delen av prosessen består egentlig av flere delsteg:

– å motta en forespørsel
– å vurdere en forespørsel
– å gi tilgang til eller utlevere data

KUDAF opplever at det i stor grad mangler rutiner og prosesser for dette hos aktører som ikke har som oppdrag å forvalte data i sektoren.

Siden dette er essensielle steg i prosessen for å dele data, så mener vi det er viktig med anbefalinger og veiledning til beste praksis, samt gode verktøy og systemer for å håndtere dette.

Å motta en henvendelse

Datakonsumenter strever å finne kontaktpunkt i virksomheter i jakten på data, og prosessen for å be om tilgang til data er dårlige definert og beskrevet.

Søknadsprosessen ser vi for oss i stor grad kan standardiseres og knyttes tett opp mot utforskningen av data. Med digitale søkerflater strømlinjeformes prosessen og den blir enklere å forholde seg til – både for konsument og tilbyder.

KUDAF utvikler – i forlengelse av datakatalogen – funksjonalitet for å standardisere oppføring av kontaktperson i forbindelse med oppførte data. For variabler som støtter maskinell tilgangsstyring kan man be om tilgang til disse i en sømløs brukerreise.

Å vurdere en forespørsel

Dette steget handler om å veie konsumentens behov, formål og hjemmel mot dataenes karakter og sensitivitet.

Det finnes mye data i sektoren som ikke er av sensitiv art, og som vil kunne deles uten godkjenning eller vurdering.

Andre data vil virksomheten kunne ønske kontroll over, og kun dele til et kontrollert publikum, til tross av at de ikke er av spesiell sensitiv art.

Til slutt har vi person-sensitive data som kun kan utleveres under helt spesielle vilkår, og som vil være gjenstand for nøye vurdering før de kan utleveres. Her kan det også være strenge krav til hvor de kan utleveres.

Som en del av programmet er en juridisk faggruppe kan bidra inn i arbeidet hos potensielle tilbydere for å vurdere og hjelpe til med å gå opp linjene for hvilke data som kan deles med hvem.

KUDAF utvikler et digitalt saksbehandlingssystem som understøtter saksbehandlingsprosessen til datatilbyderen og programmet tilbyr bistand i vurdering av datas sensitivitet gjennom Juridisk Forum.

Å gi tilgang til eller utlevere data

Sett bort fra aktører som har som oppdrag å forvalte data i sektoren, er det få virksomheter som har gode og effektive måter å utlevere data på.

Det mest vanlige er at det gjøres et uttrekk fra systemet/systemene man ønsker data fra, og at dette overleveres som filer – enten direkte til konsumenten eller til et sikkert analyserom – som Tjenester for sensitive data (TSD). Alternativt overføres de til Statistisk Sentralbyrå (SSB) for kobling med andre data og pseudonymisering.

Om virksomheten ikke har bygget infrastruktur eller systemer konstruert for formålet å trekke ut spesifikk informasjon fra spesifikke systemer, så er dette manuelt arbeid som krever spesifikk kompetanse og som er relativt ressurskrevenede – spesielt om det skal gjøres ofte.

KUDAF har infrastruktur for å kunne dele data via API-er. Dersom tilbyderen benytter seg av dette kan tilgang til data kunne gis og trekkes tilbake når man måtte ønske. Dette fjerner behovet for manuelle arbeid, og øker kontrollen over delte data.